Jeremy Salmon

Un an et demi en arrière je n’aurais pas imaginé mettre en place les 5 outils dont je vais vous parler dans ce post. Je me disais qu’une entreprise de moins de 10 personnes n’a pas besoin de ce genre de logiciels réservés à des équipes plus importantes.

Pourtant aujourd’hui nous utilisons l’ensemble de ces outils qui nous rendent d’énormes services et nous font économiser beaucoup de temps.

• BilboBlog : le twitter interne

• Nous avons récemment mis en place ce moteur de “mini-blog” qui permet à tous les collaborateurs de mettre en une phrase ce qu’ils sont en train de faire.

  Avec cet outils nous n’avons plus peur de déranger les gens en train de faire une tâche importante, il suffit de jeter un coup d’oeil sur le fil du mini-blog interne pour savoir ce qu’ils font.

  Parallèlement cela permet à tous de tenir un journal de bord … sans en sentir les inconvénients.

• Mantis : gestionnaire de bug mais également de tâches

• Initialement Mantis est utilisé pour la gestion des développements de logiciels. Il permet à chacun d’avoir un compte, de rapporter des bugs, de se faire assigner le traitement de ces bugs, de faire un suivi des projets …

  Dans notre entreprise nous utilisons bien sur cet outils pour gérer les bugs et les fonctionnalités de nos logiciels mais également pour tous les autres projets.

  Imaginez que vous êtes en train de monter une campagne marketing. Vous découpez en plusieurs tâches que vous mettez dans le mantis interne. Chaque collaborateur collaborateur peut s’assigner une tâche, mettre des commentaires, changer le statut de la tâche …

  En quelques clics vous pouvez donc avoir un aperçu global de l’avancée de vos différents projets.

• Blog interne

• Ici vous avez beaucoup de choix. En interne nous utilisons Wordpress. Nous avons fait le choix d’avoir un blog unique pour tous les services (nous ne sommes que 7

  Chacun peut écrire des articles. Par exemple chaque arrivée de salarié fait l’objet d’un post, chaque événement comme l’acquisition de nouveaux matériels, un crash de serveur, une bonne nouvelle (ou une mauvaise) à sa place dans le blog.

  Chaque service (dev, commercial, direction …) fait une “weekly news” qui permet d’avoir un aperçu de tout le travail effectué dans la semaine dans un seul post.

  Ainsi à l’arrivée d’un nouveau salarié, celui ci peut consulter l’ensemble de l’historique de la société.

• Mediawiki : la base de connaissance de l’entreprise

• Nous utilisons le moteur de wikipedia pour constituer la base de connaissance de l’entreprise. En fait nous avons trois wiki. Un wiki pour la technique, un wiki pour les commerciaux et un wiki general.

  Dans le wiki général nous mettons par exemple les mails trimestriels du “boss” qui fixe les grandes directions du trimestre à venir.

  Le wiki technique regroupe toutes les informations sur les clients ainsi que les différentes procédures d’installation, de dépannage … Ainsi le service support n’a qu’a faire une requêtes dans le wiki technique pour trouver la solution aux problèmes communs.

• Vtiger : le coeur de l’entreprise

• Vtiger gère les aspects commerciaux, logistiques, support de notre entreprise.

  Il gère nos campagnes de prospection, nos devis, nos factures, nos stocks, nos plannings, nos tâches, les tickets du support, le reporting …

  C’est L’OUTIL que tout le monde utilise et qui nous permet de suivre très précisément l’ensemble de l’activité de l’entreprise.

Voici les listes des principaux outils qui nous aident à construire quotidiennement notre activité. Ils sont tous Libres et Open Source ce qui veut dire que vous pouvez prendre un ordinateur et installer tous ces outils “financièrement” gratuitement.

Nous utilisons d’autres outils “maisons” qui pourront faire l’objet de futurs posts.

Dans tous les cas nous sommes preneurs de toutes propositions qui nous aiderait à faire avancer l’organisation.